Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteri-/tietosuojaseloste

1    Rekisterinpitäjä

HEHKU LKV Oy

Messeniuksenkatu 9 A 33

00250 HELSINKI

Puhelin:  0400 552 727  (pvm/mpm)

2    Rekisteriasioita hoitava henkilö

Sami Järvenpää

c/o HEHKU LKV Oy

Puhelin: 0400 552727

Sähköposti: sami.jarvenpaa@hehkulkv.fi

3    Rekisterin nimi

HEHKU LKV Oy:n (myöhemmin HEHKU LKV) asiakasrekisteri.

4    Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuteen ja asiakkuuteen verrattavissa olevaan muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen, hallinnointiin, kehittämiseen ja analysointiin, mukaan lukien asiakasviestintä, jota voidaan toteuttaa myös sähköisesti.

5    Rekisterin tietosisältö

Asiakassuhteeseen verrattavissa oleva asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan syntyy esimerkiksi silloin, kun asiakas antaa toimeksiannon HEHKU LKV:lle, on osapuolena kaupassa tai muussa sopimuksessa, joka liittyy HEHKU LKV:n hoitamaan toimeksiantoon.

HEHKU LKV:llä on kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä annettun lain mukaan velvollisuus pitää yllä asiakasrekisteriä ja säilyttää toimeksiantoihin liittyviä henkilötietoja.

HEHKU LKV:llä on lisäksi oikeus pitää yllä asiakasrekisteriä rekisteröidyn omasta tahdosta.

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietotyyppejä:

Perustiedot, kuten

  1. Etu- ja sukunimet
  2. Yhteystiedot (postiosoitteet, puhelin- ja faksinumerot, sähköpostiosoitteet)
  3. Henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.
  4. Kansalaisuus
  5. Kieli
  6. Yhteisöä edustettaessa rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot
  7. Rekisteröidyn HEHKU LKV:lle antamaan toimeksiantoon ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten:
  • toimeksiannon vastaanottopäivä sekä voimassaoloaika.
  • toimeksiantosopimuksen sisältö ja ehdot, kuten välitettävän kohteen suunniteltua markkinointia ja myyntihintaa koskevat ehdot sekä välityspalkkiota koskevat ehdot. välitettävää kohdetta koskevat tiedot, kuten omistusta ja saantoa (esim. perintö) sekä mahdollista vuokralaista ja vuokrasuhdetta koskevat tiedot (esim. tieto kohteen vapautumisesta).toimeksiannon antamisen yhteydessä annettavat muut tiedot, jotka ovat tarpeen toimeksiannon täyttämiseksi, kuten tieto siitä, kuinka kauan kohdetta on käytetty vakituisena asuntona ja onko kohdetta käytetty yhteisenä kotina rekisteröidyn aviopuolison tai rekisteröidyn parisuhteen osapuolen kanssa sekä mahdollista avioliiton tai rekisteröidyn parisuhteen purkautumisesta ja ositusta tai omaisuuden erottelua koskevat tiedot.
  • toimeksiannon hoitamista koskevat tiedot, kuten asuntomyymälän järjestämät näytöt sekä vastaanottamat tarjoukset ja niiden sisältö (esim. osto- tai myyntitarjouksen tekijä sekä tarjouksen ehdot).
  • toimeksiannon mukaista kauppaa tai muuta sopimusta koskevat tiedot, kuten sopijapuolten nimet, sopimuksen kohde, kauppahinta tai vuokran määrä, välityspalkkio ja muut sopimuksen ehdot.

  Muut asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten:

  • asiakkuuden tai muun asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymistiedot.
  • rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot sekä rekisteröidyn selaimen tai muun päätelaitteen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (kuten IP-osoite, selain, selainversio).
  • asiakkaan ilmoittamat kiinnostustiedot, kuten etsittävän asunnon tai kiinteistön hinta-, sijainti- tms. toive tai arviokäyntiä koskeva pyyntö.
  • reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet.
  • rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot , suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.
  • edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.

6    Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa asiakkaan käyttäessä HEHKU LKV:n palveluita. Henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn päätelaitteista evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Lisäksi henkilötietoja kerätään HEHKU LKV:n asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvista rekistereistä.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös HEHKU LKV:n sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

7    Tietojen luovuttaminen ja siirto

Tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa, esim. viranomaispyynnöstä.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa HEHKU LKV:n huolellisesti valikoituihin yhteistyökumppaneiden sellaisiin markkinointitarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin käyttötarkoitusta (Toistaiseksi ei luovuteta).

HEHKU LKV voi siirtää rekisterin sisältämiä tietoja omiin suoramarkkinointirekistereihinsä asiakkuuden tai muun asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

8    Rekisterin suojaus

Rekisteriin liittyvät tietokannat ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja ulkoisia tietomurtoja vastaan. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa.

Käyttöoikeudet on rajattu niihin henkilöihin, joille pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin on rekisterin käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai muutoin työtehtävien hoitamiseksi tarpeen.

9    Automaattinen tiedon profilointi ja päätöksenteko

HEHKU LKV ei käytä automaattista asiakasprofilointia, eikä automaatiota asiakassuhteisiin liittyvässä päätöksenteossa.

10    Rekisterissä olevien tietojen säilytysajat

HEHKU LKV säilytää välitysliikelain edellyttämällä tavalla toimeksiantoon liittyviä asiakirjoja henkilötietoineen viisi vuotta. Vahingonkorvausvastuun ollessa tätä pidempi on tietoja perusteltua säilyttää pidempäänkin.

Asuntohakua tai muita mahdollisia sellaista toimeksiantoihin suoraan liittymättömiä asiakasrekistereitä päivitetään joka vuosi, jolloin perusteettomat, yli viisi vuotta vanhat asiakastiedot poistetaan rekisteristä lopullisesti.

11    Rekisteröidyn kaikki oikeudet

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioita hoitavalle henkilölle ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suora-mainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyllä on oikeus poistaa tietonsa HEHKU LKV:n asiakasrekisteristä ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.

HUOM! Mahdollisen lain vaatimana säilytysaikana tai mahdollisen vahingonkorvausvastuuperusteen voimassaoloaikana henkilötietoja ei voi poistaa rekisteristä.

Päivitetty 2/2018